نوشتن دفتر وقایع
چکیده
دفتر وقایع، سندی رسمی و بسیار مهم است که بهصورت روزانه برای ثبت دقیق رویدادها، تصمیمات، اتفاقات و اقدامات در واحدهای کاری از جمله مغازهها نگهداری میشود. این دفتر نهتنها ابزار مدیریتی و نظارتی است، بلکه در مواقع بروز حوادث، شکستهای حفاظتی یا بحرانهای امنیتی، مرجع اصلی برای مراجع نظامی، انتظامی، قضایی و امنیتی جهت بهرهبرداری اطلاعاتی و بررسی وقایع خواهد بود
📘 اهمیت دفتر وقایع در محیطهای کاری و مغازهها
دفتر وقایع، سندی رسمی و بسیار مهم است که بهصورت روزانه برای ثبت دقیق رویدادها، تصمیمات، اتفاقات و اقدامات در واحدهای کاری از جمله مغازهها نگهداری میشود. این دفتر نهتنها ابزار مدیریتی و نظارتی است، بلکه در مواقع بروز حوادث، شکستهای حفاظتی یا بحرانهای امنیتی، مرجع اصلی برای مراجع نظامی، انتظامی، قضایی و امنیتی جهت بهرهبرداری اطلاعاتی و بررسی وقایع خواهد بود.
---
🛡️ موارد حیاتی که باید در دفتر وقایع ثبت شوند
تمام رویدادهای مهم و حساس باید بدون استثناء در دفتر وقایع درج گردند، از جمله:
- آتشسوزی
- سرقت یا تلاش برای سرقت
- مشکلات امنیتی یا تهدیدات حفاظتی
- حوادث امدادی یا نیاز به کمکهای فوری
- ورود و خروج پیمانکاران
- تردد میهمانان خاص یا غیرمنتظره
- تردد مدیران ارشد یا مسئولان دولتی
- مراجعه مأموران انتظامی یا قضایی
- دستورهای ویژه مدیریت
- تغییرات در وضعیت کالا یا قیمتها
- شکایات یا پیشنهادات مشتریان
> ثبت این موارد با دقت، موجب افزایش امنیت، شفافیت و پاسخگویی در محیط کاری میشود.
---
✍️ الزامات نگارشی دفتر وقایع
برای حفظ اعتبار و قابلیت استناد دفتر وقایع، رعایت اصول زیر الزامی است:
- بدون خطخوردگی: هیچگونه خط کشیدن روی کلمات مجاز نیست.
- بدون قلمخوردگی: استفاده از چند رنگ یا تغییر ناگهانی قلم ممنوع است.
- بدون لاکگرفتگی: لاک اصلاحکننده نباید استفاده شود.
- در صورت اشتباه: کلمه اشتباه داخل پرانتز نوشته شود و بلافاصله کلمه صحیح درج گردد.
مثال: مشتری (مشتریر) محترم مراجعه نمود → مشتری (مشتریر) محترم مراجعه نمود
---
✅ توصیههای اجرایی برای نگارش دقیق
- استفاده از خودکار آبی یا مشکی ثابت
- ثبت تاریخ و ساعت دقیق هر واقعه
- امضای نگارنده در پایان هر روز
- نگارش با خط خوانا و بدون حاشیهنویسی
- عدم استفاده از علائم اختصاری نامفهوم
- ثبت وقایع بهصورت متوالی و بدون جای خالی
با آرزوی توفیق
نویسنده:یونس مجد
موسسه محافظین حریم سامان
پیشرو در امنیت کشور
53144 داخلی 101 و 12 و 104
09001053144
09002053144
09127030267
